POLITICĂ INTERNĂ
DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.
- SCOPUL POLITICII DE STOCARE
Această politică internă de stocare a Datelor cu Caracter Personal („Politică de Stocare”) cuprinde acțiunile ce trebuie întreprinse de INGRIDS NAILS CORNER S.R.L., cu sediul în STR. THEODOR D. SPERANȚIA, NR.60A, Constanța, Constanța, cod de identificare fiscală 46871223, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J13/3463/2022 (“INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.“, “noi“) pentru a gestiona păstrarea și distrugerea controlată a documentelor care pot conține Date cu Caracter Personal.
Ca regulă, păstrăm Datele cu Caracter Personal pentru a ajuta afacerea noastră să funcționeze și pentru a avea informații disponibile atunci când avem nevoie de ele. De asemenea, există anumite cerințe legale de a reține unele Date cu Caracter Personal pentru o anumită perioadă de timp. Cu toate acestea, nu avem nevoie de Datele cu Caracter Personal pentru perioadă nelimitată de timp, iar păstrarea acestora pe o durată mai mare decât e necesar ne-ar putea expune la anumite riscuri și costuri.
Nerespectarea acestei Politici de Stocare ne poate expune la amenzi, sancțiuni, daune, publicitate negativă.
2. OBIECTIVELE POLITICII DE STOCARE
Obiectivele principale ale Politicii de Stocare sunt să permită INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.:
- să respecte cerințele Legislației Aplicabile privind păstrarea și distrugerea documentelor care conțin Date cu Caracter Personal;
- să reacționeze eficient la exercitarea de către Persoanele Vizate a drepturilor pe care le au în temeiul legislației aplicabile;
- să păstreze și să șteargă/distrugă Datele cu Caracter Personal în mod responsabil;
- să prevadă atribuțiile și rolurile privind păstrarea Datelor cu Caracter Personal;
- să păstreze documentele care ar putea fi necesare pentru a dovedi respectarea unei cerințe legale sau care ar putea avea valoare probatorie în procedurile judiciare și să îmbunătățească capacitatea INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. de a gestiona eficient litigiile și investigațiile.
3. APLICABILITATE
Această Politică de Stocare are în vedere toate documentele și înregistrările care pot conține Date cu Caracter Personal, create sau primite în legătură cu operațiunile INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.. Pentru claritate, Politica de Stocare se referă la orice document sau înregistrare fizică sau electronică (de exemplu, contract, corespondență, baze de date, etc), indiferent (i) de tipul sau formatul acestora (de exemplu, text, imagini, etc.) și indiferent de
(ii) locurile în care se păstrează documentele sau înregistrările (de exemplu, spațiile INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. sau spațiile operate de furnizori care gestionează înregistrări în numele INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.) și se aplică tuturor angajaților INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. și oricărei alte persoane care prestează muncă în cadrul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. („Personalul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.”), în măsura în care aceste persoane au acces la Datele cu Caracter Personal.
4. PRINCIPII DE STOCARE
Următoarele principii vor trebui respectate cu privire la toate documentele create sau primite de INGRIDS NAILS CORNER S.R.L., care conțin Date cu Caracter Personal, indiferent dacă documentele respective sunt menționate sau nu în această Politică de Stocare:
- Datele cu Caracter Personal trebuie păstrate doar atâta timp cât este necesar pentru a îndeplini scopurile pentru care au fost colectate;
- în cazul în care Datele cu Caracter Personal dintr-un document sunt șterse sau anonimizate, documentul poate fi păstrat pentru o perioadă mai lungă de timp (sub rezerva limitărilor privind spațiul sau a altor preocupări privind sensibilitatea documentului);
5. DEFINIȚII
Date cu Caracter Personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;
Categorii Speciale de Date cu Caracter Personal înseamnă Date cu Caracter Personal care dezvăluie despre o persoană fizică oricare dintre următoarele informații: originea rasială sau etnică; opiniile politice; confesiunea religioasă; convingerile filozofice; apartenența la sindicate; date genetice și date biometrice; starea de sănătate fizică sau mentală; viața sexuală sau orientarea sexuală;
Persoana Vizată înseamnă persoana fizică ale cărei Date cu Caracter Personal sunt Prelucrate;
Prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal sau asupra seturilor de Date cu Caracter Personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
Autoritatea de Supraveghere înseamnă Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal („ANSPDCP”) precum și orice altă autoritate de supraveghere vizată, în conformitate cu RGPD;
Responsabilul cu Protecția Datelor înseamnă persoana desemnată de Operator sau de Persoana Împuternicită, în conformitate cu prevederile art. 37 RGPD, astfel cum este menționată în Anexa 2;
Persoana Responsabilă înseamnă persoana desemnată de INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. cu sarcini legate de protecția Datelor cu Caracter Personal, astfel cum este menționată în Anexa 2;
RGPD Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
6. LEGISLAȚIE APLICABILĂ
Prezenta Politică de Stocare este guvernată și se completează cu RGPD precum și cu orice lege care implementează RGPD sau reglementează protecția Datelor cu Caracter Personal în Romania, precum și orice ghiduri, coduri de practică sau alte documente emise de autoritățile competente („Legislație Aplicabilă”), precum și cu orice altă politică sau procedură internă privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal.
7. PERSONALUL INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.
Personalul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. trebuie să respecte Politica de Stocare și să asigure gestionarea și stocarea adecvată a documentelor care conțin Date cu Caracter Personal. Responsabilitățile Personalului INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. includ:
- crearea, primirea și gestionarea documentelor sau a înregistrărilor pe format hârtie și în format electronic în conformitate cu regulile stabilite de această Politică de Stocare;
- înțelegerea modului de utilizare a platformelor și a sistemelor IT pentru arhivarea, gestionarea și ștergerea documentelor sau a înregistrărilor care conțin Date cu Caracter Personal;
- evaluarea documentelor și a înregistrărilor pentru determinarea clasificării și stocării corespunzătoare;
- indexarea, marcarea, ambalarea și pregătirea corectă a cutiilor de carton pentru depozitarea documentelor care conțin Date cu Caracter Personal în afara spațiilor INGRIDS NAILS CORNER S.R.L.;
Personalul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. este obligat sa coopereze permanent cu Persoana Responsabilă sau cu Responsabilul cu Protecția Datelor (dacă este desemnat) pentru a asigura respectarea acestei Politici de Stocare.
8. STOCAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Toate documentele, fișierele și înregistrările ce conțin Date cu Caracter Personal trebuie păstrate într-o modalitate sigură. Orice documente, fișiere, înregistrări care sunt esențiale pentru operațiunile INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. în timpul unei urgențe trebuie să fie duplicate și stocate în locuri diferite (i.e., servere diferite).
Anexa 1 a acestei Politici de Stocare prevede durata de păstrare pentru diferite categorii diferite categorii de Date cu Caracter Personal. Persoana Responsabilă sau Responsabilul cu Protecția Datelor (dacă este desemnat) este obligat să verifice documentele și înregistrările din cadrul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. care conțin Date cu Caracter Personal și să se asigure că sunt păstrate în conformitate cu duratele de stocare menționate în Anexa 1. Personalul INGRIDS NAILS CORNER S.R.L. va asista și va coopera cu Persoana Responsabilă sau Responsabilul cu Protecția Datelor (dacă este desemnat) în îndeplinirea acestei atribuții.
Pentru a ține seama de modificările cerințelor legale, de reglementare sau operaționale, Politica de Stocare va fi revizuită periodic, cel puțin o dată pe an.
9. ȘTERGEREA ȘI DISTRUGEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Documentele care conțin Date cu Caracter Personal pentru care s-a împlinit perioada de păstrare și nu sunt supuse niciunui eveniment de suspendare (potrivit Secțiunii 10) vor fi distruse în conformitate cu termenii acestei Politici de Stocare. Distrugerea prematură a documentelor care conțin Date cu Caracter Personal este interzisă.
Documentele care conțin Date cu Caracter Personal trebuie distruse cu mijloace adecvate naturii sau nivelului de confidențialitate (de exemplu, mărunțire, ștergere).
În cazul în care este necesar, în momentul distrugerii documentelor care conțin Date cu Caracter Personal, va fi încheiat un proces verbal de distrugere pentru a demonstra că documentele au fost distruse în conformitate cu această Politică de Stocare.
În nicio situație, copiile documentelor care conțin Date cu Caracter Personal (de exemplu, duplicate sau proiecte de documente), indiferent de suporturile și formatele (cum ar fi fotocopii, fișiere electronice, hard disk-uri sau alte dispozitive de stocare), nu vor fi păstrate pe o durată mai mare decât documentele originale.
10. SUSPENDAREA DISTRUGERII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Documente trebuie păstrate și nu trebuie modificate sau șterse până când Persoana Responsabilă sau Responsabilul cu Protecția Datelor (dacă este desemnat) stabilește că acestea nu mai sunt necesare, în cazul în care documentele care conțin Date cu Caracter Personal sunt sau pot fi în vreun fel relevante pentru unul sau mai multe dintre următoarele evenimente:
- cerere de acces formulată de o Persoană Vizată în conformitate cu Legislația Aplicabilă;
- soluționarea litigiilor sau orice tip de ordin, citație, cerere de a prezenta documente, primite de la o autoritate sau instituție publică.
În cazul în care intervine un caz de suspendare, distrugerea documentelor va fi stopată imediat.
ANEXĂ 1
DURATELE DE PĂSTRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Persoana vizată |
Situația |
Operațiunea |
Datele cu caracter personal |
Scopul prelucrării |
Durata |
Participanți |
Contactarea |
Contactarea |
nume, prenume, |
Contactarea |
durata necesară |
evenimente | participanților | participanților (i.e., | adresă de e-mail | participanților (i.e., | soluționării |
prezentatori și | prezentatori și | cererii/problemei | |||
audiență) | audiență) în | ||||
legătură cu | |||||
participarea la | |||||
evenimentul online |
Participanți evenimente |
Înregistrarea video |
Înregistrarea video a evenimentului online |
nume (dacă participantul se prezintă), prenume (dacă participantul se prezintă), imagine, voce (dacă participantul vorbește), alte informații menționate de participant |
Înregistrarea video a evenimentului online |
până la momentul retragerii consimțământului, dar nu mai mult de 3 luni |
Participanți |
Înregistrarea video |
Publicarea / |
nume (dacă |
Promovarea |
până la momentul |
evenimente | transmiterea live a | participantul se | evenimentului | retragerii | |
înregistrării pe | prezintă), prenume | online prin | consimțământului, | ||
rețelele de socializare | (dacă participantul se | publicarea / | dar nu mai mult de 1 | ||
/ alte medii (inclusiv | prezintă), imagine, | transmiterea live a | an | ||
site) | voce (dacă | înregistrării video | |||
participantul | pe rețelele de | ||||
vorbește), alte | socializare / alte | ||||
informații menționate | medii (inclusiv site) | ||||
de participant |
Participanți evenimente |
Marketing (Newsletter) |
Mesaje comerciale |
nume, prenume, adresă de e-mail |
Trimiterea de mesaje comerciale în scopul promovării evenimentelor următoare |
până la momentul retragerii consimțământului |
Participanți |
Promovarea |
Publicarea datelor |
nume, prenume, |
Doar pentru |
durata promovării |
evenimente | evenimentului online | prezentatorului pe | imagine | prezentator: | evenimentului online |
prin indicarea | rețelele de socializare | Promovarea | |||
prezentatorului | evenimentului | ||||
online pe rețelele | |||||
de socializare / alte | |||||
medii (inclusiv site) | |||||
prin publicarea | |||||
datelor | |||||
prezentatorului |
Utilizatori ai magazinului online |
Contactarea clientului online |
Contactarea clientului online |
nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon |
Contactarea clientului online în legătură cu oferta solicitată sau în legătură cu soluționarea problemei indicate |
durata necesară soluționării cererii |
Utilizatori ai magazinului online |
Comandarea și livrarea produselor |
Efectuarea plății |
nume, prenume, suma de plată, detalii ale cardului bancar |
Efectuarea plății produselor cumpărate |
până la finalizarea plății |
Utilizatori ai magazinului online |
Comandarea și livrarea produselor |
Livrarea comenzii |
nume, prenume, produsele cumpărate, adresă de livrare, număr de telefon, orice informații suplimentare furnizate de client |
Livrarea comenzii plasate |
durata necesară livrării produselor |
Utilizatori ai magazinului online |
Comandarea și livrarea produselor |
Plasarea comenzii |
nume, prenume, produsele cumpărate, adresa de livrare, număr de telefon, adresă de e-mail, orice informații suplimentare furnizate de client |
Finalizarea și plasarea comenzii |
3 ani |
Utilizatori ai magazinului online |
Comandarea și livrarea produselor |
Adăugarea în coșul de cumpărături |
nume, prenume, produsul adăugat |
Adăugarea produsului în coșul de cumpărături |
pâna la finalizarea comenzii sau până la momentul ștergerii produselor din coș |
Utilizatori ai magazinului online |
Comandarea și livrarea produselor |
Emiterea facturii |
nume, prenume, adresă de domiciliu, produsele cumpărate, suma de plată |
Emiterea facturii aferente produselor cumpărate |
10 ani |
Utilizatori ai magazinului online |
Marketing (Newsletter, promoții, oferte) |
Mesaje comerciale |
nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail |
Trimiterea de mesaje comerciale în scopul promovării serviciilor companiei |
până la momentul retragerii consimțământului |
Utilizatori ai magazinului online |
Soluționarea disputelor |
Probleme litigioase |
nume, prenume, adresă de domiciliu |
Apărarea drepturilor și intereselor legitime și susținerea oricăror cereri în fața organelor judiciare sau a oricăror altor autorități publice |
durata necesară soluționării disputei |
ANEXĂ 2
PERSOANĂ RESPONSABILĂ
Nume și prenume |
Andreas Maceasa |
Telefon |
0728069965 |
|
maceasa.andreas@gmail.com |
Numit Responsabil cu Protecția Datelor |
NU a fost numit DPO la autoritate |
13